งานด่วนมีจริงไหม หรือเป็นปัญหาของการจัดการ เคล็ดลับ 3 ประการสำหรับหลีกเลี่ยงการสร้างความรู้สึก “เร่งด่วน” ที่ไม่แท้จริงในองค์กร

งานด่วนมีจริงไหม หรือเป็นปัญหาของการจัดการ เคล็ดลับ 3 ประการสำหรับหลีกเลี่ยงการสร้างความรู้สึก “เร่งด่วน” ที่ไม่แท้จริงในองค์กร

ความรู้สึกเร่งด่วนในที่ทำงาน (sense of urgency at work) หมายถึงการรู้สึกถึงความเร่งด่วนในการทำงาน เตรียมตัวพร้อมรับงานที่เข้ามาอย่างฉับพลัน และทำงานได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ ความตื่นตัวนี้จำเป็นกับการทำงานให้เสร็จรวดเร็วว่องไว อย่างไรก็ตาม การสร้างความรู้สึกเร่งด่วนในการทำงานอยู่ตลอดเวลาก็อาจกลายเป็นการทำร้ายผู้คนในองค์กรไปด้วย หากที่ทำงานสร้างความรู้สึกเร่งด่วนในทางที่ผิด เช่น การกระตุ้นให้คนในที่ทำงานรู้สึกว่าต้องพร้อมสำหรับการทำงานให้ลุล่วงตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นเวลางานหรือเวลาพักผ่อนหลังจากหมดชั่วโมงการทำงานไปแล้ว

ท่านผู้อ่านหลายท่านอาจเคยต้องเผชิญกับความเร่งด่วนในที่ทำงาน ทั้งการโทรตามงานในช่วงพักเที่ยง การส่งอีเมลหรือข้อความในไลน์ตามงานในช่วงค่ำ ทั้งที่เลยเวลาทำงานไปแล้ว รวมถึงการติดต่อให้สะสางงานในทันที แม้จะเป็นวันลา การสร้างความเร่งด่วนในที่ทำงานแบบผิด ๆ ที่ทำร้ายคนทำงานเหล่านี้ควรได้รับการแก้ไข โดยเริ่มต้นจากการที่องค์กรเรียนรู้การหลีกเลี่ยงการสร้างความรู้สึกเร่งด่วนแบบผิด ๆ ดังที่ลงทุนศาสตร์ได้รวบรวมเคล็ดลับทั้ง 3 ประการที่เสนอโดย Forbes ดังต่อไปนี้ [1, 2, 3]

เคล็ดลับข้อแรก สำรวจรูปแบบการทำงานของตนเองที่มีอยู่เดิมก่อนว่า มีการสร้างความรู้สึกเร่งด่วนแบบผิด ๆ อยู่หรือไม่ ความเร่งด่วนในที่ทำงานอย่างแท้จริง อาจเกิดขึ้นได้สำหรับบางอาชีพ ที่อาจมีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะในจำนวนจำกัด ส่งผลให้ผู้ประกอบอาชีพนั้นต้องเตรียมตัวพร้อมรับสถานการณ์ฉุกเฉินตลอดเวลา เช่น แพทย์ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม หากในองค์กรมีรูปแบบการทำงานที่ทุกคนพร้อมใจกันนัดทำงานสำคัญในช่วงเวลาเร่งด่วนอยู่เสมอเพื่อให้ทันกำหนดส่ง ความเร่งด่วนที่เกิดขึ้นอาจไม่ได้มีที่มาจากความจำเป็นและสำคัญในการเร่งทำงานเสมอไป แต่อาจเกิดจากการทิ้งเวลาโดยเปล่าประโยชน์ในช่วงเวลางาน ทำให้เวลางานถูกบีบให้เหลือเพียงช่วงเร่งด่วนที่ต้องเร่งทำให้เสร็จเท่านั้น

เคล็ดลับข้อสอง จัดการลำดับความสำคัญของงานในที่ทำงานให้ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ชั่วโมงเร่งด่วนของการเร่งทำงานนอกเวลาเกิดขึ้น คนในองค์กรควรประชุมร่วมกันและรับทราบลำดับความสำคัญของงานที่ทำร่วมกัน และทำงานที่สำคัญให้เสร็จสิ้นในเวลาที่เหมาะสม แทนที่จะมาเบียดเบียนเวลาพักผ่อน หรือต้องเสียเงินจ่ายค่าล่วงเวลาเพื่อจ้างให้พนักงานทำงานต่อ วิธีการลำดับความสำคัญในการทำงานนั้นมีอยู่มากมาย โดยหัวหน้างานควรเป็นผู้ชี้แจงให้คนในทีมเห็นว่างานแต่ละชิ้นมีกำหนดส่งในช่วงเวลาใด งานใดควรต้องเร่งมือทำ การสรุปภาพรวมให้ทุกคนเข้าใจตรงกันจะมีส่วนช่วยให้แต่ละคนรับรู้ขอบเขตความรับผิดชอบของตนเองและทำงานได้ทันเวลา

เคล็ดลับข้อสุดท้าย คือการขีดเส้นเวลางานและเวลาพักผ่อนให้ชัดเจน ขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจน รวมถึงระบบการทำงานที่ชัดเจนจะช่วยป้องกันการสร้างความรู้สึกเร่งด่วนที่ไม่แท้จริงได้ ผู้ทำงานหลายคนประสบปัญหาการต้องคอยตอบอีเมลหรือข้อความในเวลาส่วนตัว แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปหากองค์กรกำหนดเวลาติดต่อลูกค้าไว้อย่างชัดเจน เช่น ระบุให้ลูกค้าสามารถติดต่อได้ในเวลางานเท่านั้น การกำหนดขอบเขตจะช่วยแบ่งเบาภาระทางความรู้สึกที่คนในองค์กรต้องแบกงานติดตัวไปด้วยตลอดเวลา ช่วยให้ผู้คนแยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวได้อย่างแท้จริง

เวลาเป็นสิ่งมีค่า และแต่ละคนก็ต้องการใช้เวลาของตนเองให้มีประสิทธิภาพสูงที่สุด องค์กรที่ดีจึงควรเป็นองค์กรที่เคารพความสำคัญในเวลาที่แต่ละคนต้องการใช้ไปอย่างคุ้มค่า ไม่กดดันหรือสร้างค่านิยมให้ใครต้องทุ่มเทเวลาไปกับองค์กรอย่างเปล่าประโยชน์ ลงทุนศาสตร์หวังเป็นอย่างยิ่งว่าเคล็ดลับทั้ง 3 ประการดังที่ได้กล่าวมานี้จะเป็นประโยชน์สำหรับการจัดการเวลาในองค์กร เพื่อให้ทุกฝ่ายในที่ทำงานสามารถใช้เวลาได้อย่างมีคุณภาพโดยแท้จริง