เคล็ดลับการบริหารจัดการเวลาแบบ บิล เกตส์

เมื่อกล่าวถึงบุคคลที่ประสบความสำเร็จและมีชื่อเสียงติดอันดับโลก หนึ่งในชื่อที่ต้องได้รับการพูดถึงอย่างแน่นอนคือ บิล เกตส์ มหาเศรษฐีชาวอเมริกันผู้เป็นเจ้าของไมโครซอฟท์ ระดับความมั่งคั่งสุทธิ 104.2 พันล้านดอลลาร์สหรัฐส่งผลให้เขาถูกจัดอันดับให้ร่ำรวยเป็นอันดับที่ 6 ของโลก (ข้อมูลจากการสำรวจเมื่อวันที่ 19 ธันวาคม พ.ศ. 2565) [1] แน่นอนว่าความสำเร็จและรายได้มหาศาล ย่อมมีที่มาจากการงานที่ต้องใช้การบริหารเวลาอย่างมหาศาลด้วยเช่นกัน เป็นที่น่าสนใจอย่างยิ่งว่า บิล เกตส์ มีวิธีการบริหารจัดการเวลาอย่างไร

จากประเด็นดังกล่าวนี้ คริส คาโปสเซลา ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดและรองประธานบริหารฝ่ายธุรกิจผู้บริโภคของไมโครซอฟท์ [2] ได้ให้สัมภาษณ์กับทาง CNBC [3] ถึงเคล็ดลับการจัดการเวลาแบบบิล เกตส์ ที่เขาค้นพบระหว่างทำงานร่วมกัน โดยวิธีการบริหารเวลาที่เขาค้นพบจากบิล เกตส์ มี 2 ข้อ ดังนี้

ข้อแรก การจัดการเวลาที่ดี เกิดจากการวางแผนไว้ทั้งปี ผู้คนส่วนใหญ่มักต้อนรับต้นปีด้วยปฏิทินหรือสมุดโน้ตที่สามารถเขียนแผนงานที่กำลังจะทำได้รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน แต่สำหรับ บิล เกตส์ แล้ว เขาวางแผนตารางเวลาเป็นปี ทั้งนี้ แม้ว่าไม่มีใครรู้ได้ว่าชีวิตในแต่ละวันตลอดทั้งปีจะต้องพบเจอกับเรื่องราวใด แต่สิ่งที่ทำได้คือการวางแผนงานล่วงหน้าในสิ่งที่รู้อยู่แล้ว อาทิ การจดตารางงานลาพักของบริษัท ช่วงการดำเนินกิจกรรมของบริษัทที่มักเป็นวงจรเดิมและเกิดขึ้นซ้ำในทุกปี

การวางแผนตารางเวลาไว้ทั้งปีช่วยให้การใช้เวลาเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ตื่นตระหนก ส่วนตัว คริส คาโปสเซลา ได้นำวิธีนี้ไปลองใช้ และพบว่าการวางแผนงานไว้ทั้งปีช่วยให้เขาสามารถมองเห็นภาพรวมของสิ่งที่จะเกิดขึ้นในแต่ละเดือน และจัดสรรเวลาทำงาน รวมถึงเวลาหยุดพักผ่อนระยะยาวได้อย่างลงตัว

ข้อสอง การจัดการเวลาสามารถทำได้โดยการแบ่งใช้เวลาตามประเภทของงาน สำหรับ บิล เกตส์ แล้ว เขาเป็นคนที่มีภาระงานยุ่งเหยิงอยู่ตลอด การเป็นผู้นำธุรกิจส่งผลให้เขาต้องคอยทำธุระหลายอย่างอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น วิธีการที่เขาเลือกใช้เพื่อให้สามารถจัดการธุระหลายประเภทได้ทั้งวัน คือการจัดประเภทให้กับงานเหล่านั้น เขาได้แบ่งประเภทของงานที่ต้องทำออกเป็น 4 แบบ ได้แก่ 1) งานเกี่ยวกับคน (เช่น การจ้างงาน การสัมภาษณ์ การจัดการผู้คนในทีม) 2) การวางกลยุทธ์ของบริษัท 3) การศึกษากลไกของตลาด และ 4) การติดต่อดูแลลูกค้า

บิล เกตส์ แบ่งเวลาการทำงานแต่ละส่วนประเภทละ 25% ต่อเวลางานทั้งหมด เท่ากับว่าในตลอดเวลาที่ทำงาน เขาสามารถแบ่งทำงานทั้งหมดให้ครอบคลุมได้จากการแบ่งงานเป็นสัดส่วน และทำงานทุกส่วนอย่างเท่าเทียมกันในแต่ละวันโดยไม่มีขาดตกบกพร่อง ในช่วงแรกที่ คริส คาโปสเซลา ได้ลองนำวิธีนี้ไปปรับใช้กับตนเอง เขาต้องใช้เวลาในการทบทวนว่าการสัดส่วนการแบ่งเวลาและการจัดประเภทงานมีความเหมาะสมหรือไม่ ต่อมาเมื่อเขาเริ่มคุ้นชินกับระบบการจัดการเวลานี้แล้ว การทำงานต่าง ๆ ก็เป็นไปอย่างราบรื่นในเวลาที่พอเหมาะพอดี

จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ การบริหารจัดการเวลาเป็นเคล็ดลับส่วนบุคคล การนำไปประยุกต์ใช้ขึ้นอยู่กับความสะดวกในการจัดการเวลาของแต่ละบุคคล ไม่ว่าแต่ละคนจะมีวิธีจัดการเวลาเป็นอย่างไร ลงทุนศาสตร์เชื่ออย่างยิ่งว่าเวลาที่ท่านใช้ไปจะถูกจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ หากท่านเลือกวางแผนบริหารเวลาที่เหมาะสมกับตนเองแล้วเป็นอย่างดี