บริหารเวลาให้คุ้มค่าแบบประธานาธิบดี ทำความรู้จักกับการแบ่งเวลาแบบ Eisenhower matrix

บริหารเวลาให้คุ้มค่าแบบประธานาธิบดี ทำความรู้จักกับการแบ่งเวลาแบบ Eisenhower matrix

การบริหารเวลาเป็นทักษะสำคัญที่จำเป็นต่อการจัดการงานทั้งหลายที่แต่ละคนมีล้นมือในขณะนี้ ทั้งนี้ แต่ละคนอาจมีวิธีการจัดการเวลาแตกต่างกันตามรูปแบบที่ตนถนัด แต่หากเราลองพิจารณาถึงวิธีการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยผู้ที่น่าจะยุ่งที่สุดในประวัติศาสตร์ อย่างเช่นประธานาธิบดี Dwight D. Eisenhower ผู้นำคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา จะเห็นได้ว่า วิธีการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพนั้นทำได้โดยการรู้จักจัดลำดับความสำคัญ ในที่นี้ ลงทุนศาสตร์ขอนำเสนอวิธีการบริหารเวลาด้วย Eisenhower matrix ดังต่อไปนี้ [1, 2, 3]

Eisenhower Matrix หรือที่เรียกในอีกชื่อหนึ่งว่า Urgent-Important Matrix เป็นวิธีการที่ประธานาธิบดี Dwight D. Eisenhower ใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของการงานที่มากมาย วิธีการนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจได้ว่างานการใดต้องทำก่อนหรือหลัง จากการพิจารณาความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยวิธีการใช้งาน Eisenhower Matrix สามารถทำได้จากการตีตารางเป็น 4 ช่องในแบบ 2×2 ตารางทางซ้ายไปขวา จัดลำดับตามความเร่งด่วน ตารางจากบนลงล่าง จัดลำดับตามความสำคัญ โดยในแต่ละช่องมีรายละเอียดดังนี้

ช่องแรก คือช่องทางด้านบนฝั่งซ้าย เรียกว่าช่อง “ทำก่อนเป็นอันดับแรก” งานการที่ต้องจัดลำดับลงในช่องนี้ คืองานที่ทั้งเร่งด่วนและมีความสำคัญ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้เสร็จภายในวันนี้ หรือพรุ่งนี้เป็นอย่างช้าที่สุด และสำคัญต่อชีวิตหรือการประกอบอาชีพอย่างยิ่งยวด งานในช่องนี้มักเป็นงานที่ต้องให้เวลาเพื่อลงมือทำโดยไตร่ตรองอย่างถี่ถ้วน ไม่อาจเร่งทำได้ลวก ๆ แต่ก็ต้องรีบทำให้เสร็จสิ้นตามกำหนดโดยเร็วที่สุด ตัวอย่างงานในลักษณะนี้ เช่น การเร่งเตรียมเอกสารสำคัญเพื่อสรุปสำหรับการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้น

ช่องที่สอง คือช่องทางด้านบนฝั่งขวา หมายถึงช่อง “ภารกิจประจำวัน” แม้จะมีความสำคัญ เห็นได้จากการถูกจัดอยู่ในแถวบนเช่นเดียวกับช่อง “ทำก่อนเป็นอันดับแรก” แต่ก็ไม่เร่งด่วนมากจนจำเป็นต้องรีบนำมาทำก่อน งานที่ถูกจัดประเภทอยู่ในช่องนี้มักเป็นเรื่องที่ต้องทำอยู่เป็นประจำทุกวันเพื่อการพัฒนาตนเอง และเพื่อให้งานการสำเร็จราบรื่น เช่น ภาระงานที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ การขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ การวางแผนงาน รวมถึงกิจกรรมส่วนตัวที่ต้องทำเป็นประจำ เช่น การทานอาหารและการออกกำลังกาย

ช่องที่สาม คือช่องทางด้านซ้ายล่าง แสดงถึงช่อง “มอบหมายให้ผู้อื่นทำ” งานการในช่องนี้มีความเร่งด่วน แต่ไม่ได้สำคัญมากที่สุด งานในลักษณะนี้คืองานที่จำเป็นต้องทำอย่างเร่งด่วน แต่ไม่จำเป็นต้องลงมือทำด้วยตนเอง ท่านสามารถกระจายงานให้ผู้อื่นไปทำแทนได้ และติดตามความคืบหน้าของงานผ่านการส่งอีเมล โทรศัพท์สอบถาม หรือเรียกประชุมเพื่อติดตามผลต่อไปได้ ตัวอย่างงานในลักษณะนี้ เช่น การรับเรื่องมาจากผู้อื่นและประสานงานต่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำงานนั้นไปทำ โดยที่ท่านคอยติดตามผลอยู่เป็นระยะ

ช่องสุดท้าย คือช่องทางด้านขวาล่าง หมายถึงช่อง “ไม่จำเป็นต้องทำ” กิจกรรมที่อยู่ในช่องนี้ทั้งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ดังนั้น ในช่วงที่งานการล้นมือ หากยังทำงานในช่องต่างๆ ที่กล่าวไปข้างต้นไม่เสร็จสิ้น ก็ไม่จำเป็นต้องทำกิจกรรมในส่วนนี้ กิจกรรมที่มักถูกจัดอยู่ในช่องนี้คือพฤติกรรมที่ทำไปตามความเคยชินแต่อาจไม่มีประโยชน์ เช่น การเล่นเกม การใช้โซเชียลเน็ตเวิร์ก การเที่ยวเล่นหรือการดูภาพยนตร์ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม หากท่านสามารถจัดการงานในช่อง 1-3 ได้ครบถ้วน ก็สามารถใช้เวลาที่เหลือในการจัดการทำกิจกรรมส่วนนี้ได้เช่นกัน

วิธีการบริหารเวลาด้วย Eisenhower matrix มีประโยชน์ในการช่วยให้สามารถลำดับความสำคัญและบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากท่านผู้อ่านสนใจนำวิธีการบริหารเวลาด้วย Eisenhower matrix เพิ่มเติม ท่านสามารถเลือกดาวน์โหลดแอปพลิเคชันที่รองรับทั้งระบบ iOS และแอนดรอยด์ และมีทั้งรูปแบบที่ให้ใช้ได้ฟรีและเสียเงินได้ตามรายละเอียดใน link ที่แนบมานี้ https://www.makeuseof.com/apps-use-eisenhower-matrix-organizing-tasks