งานล้นมือทำอย่างไร อันไหนควรทำก่อนและหลัง

หลายครั้งการทำงานนั้นไม่ปล่อยให้เรานั่งสบาย ๆ ทำให้เสร็จแต่ละชิ้นไปเรื่อย ๆ เหมือนเครื่องจักรกลที่ผลิตผลิตภัณฑ์ออกมาสมบูรณ์แบบด้วยความถี่เท่าเดิมตลอด คนเราไม่ใช่เครื่องจักรกลที่ถูกวางโปรแกรมไว้ให้ทำงานบางอย่าง แปลว่าเราสามารถทำงานได้มากกว่าหนึ่งงาน สามารถปรับปรุง แก้ไข เพื่อการพัฒนาชิ้นงานให้ดีขึ้นในอยู่เรื่อย ๆ แต่ปัญหาคือ งานที่วิ่งเข้าหาเราอาจมาเป็นระวิง

เมื่อเราต้องมีหน้างานเป็นงานจำนวนมากที่ต้องส่ง คงไม่สามารถทำชิ้นต่อชิ้นให้เสร็จไปโดยไม่วางกลยุทธ เพราะนั่นหมายความว่าผู้คนมากมายกำลังรอคอยงานชิ้นที่เสร็จสิ้นแล้วต่อจากคุณ โดยไม่รู้เลยว่าจะได้งานเมื่อไหร่ คุณจะหยิบชินนี้ออกมาทำเป็นชิ้นที่เท่าไหร่ของงานทั้งกองบนโต๊ะ และตัวคุณเองก็จะเต็มไปด้วยกองงานที่ท่วมท้น วิธีการของการจัดการปัญหาแบบนี้ คำตอบอยู่ที่การ “ลำดับความสำคัญ” ของงานแต่ละชิ้น

เครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจว่าจะทำงานชิ้นไหนก่อน ชิ้นไหนหลัง ที่โด่งดังและถูกใช้อย่างกว้างขวางคือสิ่งที่เรียกว่า “The Action Priority Matrix” หรือที่แปลได้ง่าย ๆ ว่า เมทริกซ์ในการจัดลำดับความสำคัญ

โดยตีตารางเป็นแกน X และ Y อย่างง่าย ๆ แกน Y ใส่ตัวชี้วัดของผลลัพธ์ของงานชิ้นหนึ่ง ว่าหากงานชิ้นนี้เสร็จ ผลลัพธ์หรือความสำเร็จจะส่งผลกระทบมากน้อยแค่ไหน (Impact) ส่วนแกน X ใส่ตัวชี้วัดของความพยายามที่ต้องใช้ในการทำงานนี้ให้สำเร็จ ซึ่งอาจหมายรวมถึง เวลา ทรัพยากร และบุคคล ที่ต้องใช้ในการทำงานชิ้นนั้นให้เสร็จ (Effort)

หลังจากนั้น เราก็จะได้ตารางทั้งหมด 4 ช่อง

ความสำเร็จอย่างรวดเร็ว (งานที่ส่งผลมาก, ใช้ความพยายามน้อย)
โปรเจกต์หลัก (งานที่ส่งผลมาก, ใช้ความพยายามมาก)
สิ่งที่เป็นส่วนเสริม (งานที่ส่งผลน้อย, ใช้ความพยายามน้อย)
งานที่ไม่จำเป็นต้องทำ (งานที่ส่งผลน้อย, ใช้ความพยายามมาก)

วิธีในการใช้ The Action Priority Matrix นั้นไม่ซับซ้อน มีสี่ขั้นตอนด้วยกัน

ลิสต์สิ่งที่ต้องทำออกมา ทั้งที่เป็นงานที่อยากทำให้เสร็จ และงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ
ให้คะแนน Impact และ Effort สำหรับงานแต่ละชิ้น
พลอตลงในกราฟ
เมื่อเห็นสิ่งที่ต้องทำและความสำคัญของมันอย่างชัดเจน ใช้ Matrix นี้ในการตัดสินใจไล่เรียงลำดับความสำคัญของงานในมือ

เมื่อเห็นได้แล้วว่างานอะไรส่งผลกระทบหรือให้ประโยชน์มากน้อยแค่ไหน งานอะไรใช้ความพยายามในการทำให้เสร็จเท่าไหร่ นั่นจะทำให้เราวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น ว่าอะไรสำคัญ อะไรด่วนแค่ไหน ความจำเป็นหรือความเร่งในการทำงานแต่ละชิ้นให้เสร็จจะขึ้นอยู่กับการวิ่งไปวิ่งมาของ Impact และ Effort บนกราฟ

เท่านี้ คุณก็รับมือกับคนสั่งงาน ที่อาจไม่ได้รับรู้ว่าจำนวนงานในชิ้นของคุณมีมากมายแค่ไหน ได้ด้วยการสื่อสารถึงเหตุผลว่าทำไมคุณตัดสินใจที่จะทำงานชิ้นที่ได้รับมอบหมายมาเมื่อไหร่ เพราะคุณมองค่าผลกระทบและความพยายามต่องานชิ้นนั้นและได้วิเคราะห์แล้วว่าจะเป็นการลำดับความสำคัญไว้ที่จุดใด จากคนหัวกระเซิงที่โดนทิ้งร้างกับกองงานตรงหน้าแบบไม่รู้จะไปทางไหน การลำดับความสำคัญน่าจะเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยคุณออกจากความปวดหัวว่าจะเริ่มทำงานชิ้นไหนก่อนดี