ทัศนคติ

งานล้นมือทำอย่างไร อันไหนควรทำก่อนและหลัง

งานล้นมือทำอย่างไร อันไหนควรทำก่อนและหลัง

งานล้นมือทำอย่างไร อันไหนควรทำก่อนและหลัง

 

หลายครั้งการทำงานนั้นไม่ปล่อยให้เรานั่งสบาย ๆ ทำให้เสร็จแต่ละชิ้นไปเรื่อย ๆ เหมือนเครื่องจักรกลที่ผลิตผลิตภัณฑ์ออกมาสมบูรณ์แบบด้วยความถี่เท่าเดิมตลอด คนเราไม่ใช่เครื่องจักรกลที่ถูกวางโปรแกรมไว้ให้ทำงานบางอย่าง แปลว่าเราสามารถทำงานได้มากกว่าหนึ่งงาน สามารถปรับปรุง แก้ไข เพื่อการพัฒนาชิ้นงานให้ดีขึ้นในอยู่เรื่อย ๆ แต่ปัญหาคือ งานที่วิ่งเข้าหาเราอาจมาเป็นระวิง

 

เมื่อเราต้องมีหน้างานเป็นงานจำนวนมากที่ต้องส่ง คงไม่สามารถทำชิ้นต่อชิ้นให้เสร็จไปโดยไม่วางกลยุทธ เพราะนั่นหมายความว่าผู้คนมากมายกำลังรอคอยงานชิ้นที่เสร็จสิ้นแล้วต่อจากคุณ โดยไม่รู้เลยว่าจะได้งานเมื่อไหร่ คุณจะหยิบชินนี้ออกมาทำเป็นชิ้นที่เท่าไหร่ของงานทั้งกองบนโต๊ะ และตัวคุณเองก็จะเต็มไปด้วยกองงานที่ท่วมท้น วิธีการของการจัดการปัญหาแบบนี้ คำตอบอยู่ที่การ “ลำดับความสำคัญ” ของงานแต่ละชิ้น

 

เครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจว่าจะทำงานชิ้นไหนก่อน ชิ้นไหนหลัง ที่โด่งดังและถูกใช้อย่างกว้างขวางคือสิ่งที่เรียกว่า “The Action Priority Matrix” หรือที่แปลได้ง่าย ๆ ว่า เมทริกซ์ในการจัดลำดับความสำคัญ

 

โดยตีตารางเป็นแกน X และ Y อย่างง่าย ๆ แกน Y ใส่ตัวชี้วัดของผลลัพธ์ของงานชิ้นหนึ่ง ว่าหากงานชิ้นนี้เสร็จ ผลลัพธ์หรือความสำเร็จจะส่งผลกระทบมากน้อยแค่ไหน (Impact) ส่วนแกน X ใส่ตัวชี้วัดของความพยายามที่ต้องใช้ในการทำงานนี้ให้สำเร็จ ซึ่งอาจหมายรวมถึง เวลา ทรัพยากร และบุคคล ที่ต้องใช้ในการทำงานชิ้นนั้นให้เสร็จ (Effort)

 

หลังจากนั้น เราก็จะได้ตารางทั้งหมด 4 ช่อง

  1. ความสำเร็จอย่างรวดเร็ว (งานที่ส่งผลมาก, ใช้ความพยายามน้อย)
  2. โปรเจกต์หลัก (งานที่ส่งผลมาก, ใช้ความพยายามมาก)
  3. สิ่งที่เป็นส่วนเสริม (งานที่ส่งผลน้อย, ใช้ความพยายามน้อย)
  4. งานที่ไม่จำเป็นต้องทำ (งานที่ส่งผลน้อย, ใช้ความพยายามมาก)

 

วิธีในการใช้ The Action Priority Matrix นั้นไม่ซับซ้อน มีสี่ขั้นตอนด้วยกัน

  1. ลิสต์สิ่งที่ต้องทำออกมา ทั้งที่เป็นงานที่อยากทำให้เสร็จ และงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ
  2. ให้คะแนน Impact และ Effort สำหรับงานแต่ละชิ้น
  3. พลอตลงในกราฟ
  4. เมื่อเห็นสิ่งที่ต้องทำและความสำคัญของมันอย่างชัดเจน ใช้ Matrix นี้ในการตัดสินใจไล่เรียงลำดับความสำคัญของงานในมือ

 

เมื่อเห็นได้แล้วว่างานอะไรส่งผลกระทบหรือให้ประโยชน์มากน้อยแค่ไหน งานอะไรใช้ความพยายามในการทำให้เสร็จเท่าไหร่ นั่นจะทำให้เราวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น ว่าอะไรสำคัญ อะไรด่วนแค่ไหน ความจำเป็นหรือความเร่งในการทำงานแต่ละชิ้นให้เสร็จจะขึ้นอยู่กับการวิ่งไปวิ่งมาของ Impact และ Effort บนกราฟ

 

เท่านี้ คุณก็รับมือกับคนสั่งงาน ที่อาจไม่ได้รับรู้ว่าจำนวนงานในชิ้นของคุณมีมากมายแค่ไหน ได้ด้วยการสื่อสารถึงเหตุผลว่าทำไมคุณตัดสินใจที่จะทำงานชิ้นที่ได้รับมอบหมายมาเมื่อไหร่ เพราะคุณมองค่าผลกระทบและความพยายามต่องานชิ้นนั้นและได้วิเคราะห์แล้วว่าจะเป็นการลำดับความสำคัญไว้ที่จุดใด จากคนหัวกระเซิงที่โดนทิ้งร้างกับกองงานตรงหน้าแบบไม่รู้จะไปทางไหน การลำดับความสำคัญน่าจะเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยคุณออกจากความปวดหัวว่าจะเริ่มทำงานชิ้นไหนก่อนดี

 

ลงทุนศาสตร์ – Investerest

ติดตามบทความดีดีกดที่นี่เลย FACEBOOK , OFFICIAL LINE และ WEBSITE

 

พิเศษ! เข้ากลุ่มเรียนหุ้นออนไลน์ฟรีกับลงทุนศาสตร์แบบไม่มีเงื่อนไขได้ที่ : เรียนหุ้นฟรีกับลงทุนศาสตร์

 

อ้างอิง
Mindtools.com, The Action Priority Matrix, Retrieved from https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_95.htm
Lucidchart, The science behind why the Priority Matrix work, Retrieved from https://www.lucidchart.com/blog/priority-matrix-project-management
www.fool.com, A small business guide to the prioritization matrix, Retrieved from https://www.fool.com/the-ascent/small-business/project-management/articles/prioritization-matrix/

 

อัพเดทล่าสุดเมื่อ :

เกี่ยวกับผู้เขียน

ลงทุนศาสตร์

ผมเขียนบทความเกี่ยวกับการลงทุนตั้งแต่เบื้องต้น เหมาะสำหรับผู้ลงทุนหรือผู้ที่มีความสนใจที่จะลงทุนที่รักหรือมีทีท่าว่าจะรักในศาสตร์ของการลงทุนเหมือนกัน